Alhamdulillah, puji syukur kehadirat Allah SWT., atas terselenggaranya Kongres Ulama Perempuan Indonesia di Pesantren Kebon Jambu, Babakan, Ciwaringin Cirebon. Kegiatan yang dilaksanakan tanggal 25-27 April 2017 ini berjalan dengan lancar dan sukses. Apresiasi yang luar biasa dari peserta, pengamat dan undangan yang hadir mengalir untuk kesuksesan acara ini. Banyak harapan dan tuntutan untuk keberlanjutan kegiatan seperti ini.

Wajar kiranya kalau saya turut merasa bahagia dan bersyukur bisa menjadi bagian dari proses terselenggaranya KUPI di Pondok pesantren Kebon Jambu al-Islamy Babakan. Setidaknya saya bisa bertemu, bertatap muka dan berinteraksi dengan para ulama dan tokoh serta aktivis perempuan dari berbagai daerah di Indonesia.

Berkaitan dengan tanggungjawab saya di bagian registrasi peserta, baik pra acara maupun pada saat pelaksanaan, dinamika dalam prosesnya telah saya dan tim jalani. Banyak pengalaman berharga yang saya dapatkan dari perjalanan proses penyelenggaraan KUPI ini.

Beberapa kejadian menarik, terutama saat pendaftaran dan registrasi peserta KUPI. Kami mendatangi pesantren yang ada di Cirebon untuk mensosialisasikan kegiatan KUPI, sekaligus mengajak para ibu nyai untuk berpartisipasi. Sayangnya, kebanyakan dari mereka menanggapinya dengan berat hati. Hampir rata-rata mereka menyampaikan ketidaksanggupan untuk menjadi peserta secara full. Alasannya pun beragam, ada yang karena tidak bisa meninggalkan aktifitas di pesantren, masih punya balita, bahkan ada bu nyai yang sampai bilang, “Emang direstui kalau saya mengikuti KUPI selama tiga hari?” sambil melirik ke suaminya yang duduk di samping.

Dari berbagai respon ibu nyai yang kami temui, saya agak pesimis kalau peserta yang diharapkan dari pesantren Cirebon bisa hadir. Mereka kebanyakan mengkonfirmasi kesediaan hadir hanya di pembukaan acara saja. Kami sendiri tidak bisa memaksa, namun yang jelas ada sedikit rasa kekecewaan dan kesedihan ketika menerima respon dari mereka yang diharapkan bisa hadir namun terkendala oleh faktor di luar diri mereka.

Namun menariknya, begitu pendaftaran sudah ditutup, bahkan tiga hari menjelang pelaksanaan, banyak dari pesantren yang menghubungi kami dan meminta dicatat sebagai peserta full. Tentu saja ini membuat kami senang dan bersemangat kembali. Meskipun kami juga bingung karena kapasitas peserta yang sudah penuh. Peserta dalam hal ini, mendapatkan akomodasi penginapan di lokasi acara. Ketika kami mencoba untuk membatasi, mengingat sudah ditutupnya pendaftaran untuk peserta, mereka justeru meyakinkan kami, baik secara halus maupun dengan emosi​, untuk dimasukkan sebagai peserta. Ada yang menyatakan, “Saya juga orang pesantren, sudah biasa ‘usel-uselan‘ kalau hanya sekadar untuk tidur dan mandi.” Namun kebanyakan memilih untuk pulang pergi dikarenakan jarak yang masih terjangkau. Alhamdulillah, mereka yang tadinya mengkonfirmasi datang di acara pembukaan saja, ternyata bisa hadir full selama tiga hari selama pelaksanaan kongres.

Hal menarik lainnya di bagian registrasi ini, adalah adanya tambahan peserta yang tidak sedikit, melalui SMS. Setiap hari terjadi perubahan data peserta, bahkan ketika nama-nama itu sudah fix dan di-publish di web KUPI, terjadi beberapa kali perubahan dan perbaikan data, sehingga harus di-share ulang. Kesalahan kecil terjadi terkait adanya nama-nama yang dituliskan dua kali (double) dalam daftar peserta. Ini terjadi karena nama-nama yang direkomendasikan ke kami, ada kalanya hanya menggunakan nama panggilan, padahal nama lengkapnya sudah terdaftar sebelumnya. Perbaikan data peserta ini tentu sangat melelahkan, karena membutuhkan ketelitian. Selama berhari-hari plus ‘nglembur’ sampai malam, kami habiskan untuk memfokuskan pada validitas peserta.

Pada hari H, saat registrasi peserta KUPI, kami sudah membayangkan akan terjadi pembludakan peserta untuk registrasi, terutama di tanggal 25 April 2017 atau hari pertama pelaksanaan KUPI. Karena itu, kami mendiskusikan tempat yang paling pas buat registrasi. Awalnya di panggung utama dengan alasan tempat tersebut cukup luas dan terdapat banyak kursi untuk tempat duduk yang antri. Namun karena panggung utama dipakai buat sosialisasi kesehatan reproduksi akhirnya kami memilih di pintu gerbang seberang makbaroh. Tetapi akhirnya dengan banyak pertimbangan, kami tetapkan tempat registrasi itu di makbaroh. Syukur alhamdulillah ternyata tempat ini pas sekali karena situasinya yang adem dan nyaman juga tempat tunggunya yang lesehan, cocok dengan ciri khas pesantren. Selanjutnya tempat ini ternyata ini menjadi tempat favorit peserta untuk sekedar ngobrol, menunggu teman atau istirahat sebelum kembali ke penginapan.

Dalam Proses registrasi, kami melibatkan relawan dari Fatayat Cirebon, IPPNU, dan KOPRI PMII Cirebon. Hal ini dikarenakan jumlah tamu yang akan hadir cukup banyak, setidaknya ada 579 Peserta dan 170 pengamat yang harus kami layani. Para relawan ini dengan senang hati menbantu kami, melayani peserta untuk registrasi ulang sejak tanggal 24 hingga tanggal 26 April 2017. Registrasi dibagi menjadi 6 meja berdasarkan abjad, dengan pembagian empat meja untuk registrasi peserta, satu meja registrasi pengamat dan satu meja lainnya untuk layanan informasi dan komplain peserta.

Persiapan kami yang sedemikian rupa dan dengan bantuan para relawan, proses registrasi ulang KUPI berjalan lancar. Meskipun di sana sini masih terdapat kekurangan, dan bekerja di bawah tekanan, namun dapat di atasi dengan segera. Bahkan beberapa kali kami harus menerima kemarahan dari beberapa pihak yang bersikeras untuk dimasukkan sebagai peserta, padahal kuotanya sudah tidak memungkinkan.

Ada kejadian menarik dan menurut kami lucu, yaitu pada hari H, sebelum acara pembukaan, seorang ibu paruh baya mendatangi meja pendaftaran. Ia mengaku dari Kementerian Agama Kabupaten Cirebon. Namun karena namanya tidak tercantum dalam daftar peserta, kami tidak memberikannya tanda peserta. Kami persilakan ibu tadi untuk dapat mengikuti acara pembukaan, walau tanpa ID peserta, karena itu memang terbuka untuk umum. Tapi ia terus memaksa dan menyatakan bahwa dirinya ditugaskan oleh ibu nyai A (menyebut nama ibu nyai salah satu pesantren di Cirebon). Kami jelaskan bahwa peserta yang tercantum dalam daftar, adalah mereka yang jauh-jauh hari telah mendaftarkan diri dan dinyatakan layak untuk mengikuti kongres ini. Penjelasan kami ternyata malah membuat ibu tersebut marah dan lucunya malah menyalahkan Fahmina sebagai lembaga penyeleggara, yang dibilang sebagai liberal lah, lembaga yang tidak pernah turun ke masyarakat dan seterusnya. Respon kami? Kami hanya tersenyum dan mempersilahkan ibu itu ke bagian informasi.